Gestione prenotazioni del ristorante: e quelle che arrivano al telefono?

Il problema non è l’agenda. È chi risponde.

Se nessuno risponde, non tutti lasciano un messaggio: qualcuno richiama, qualcun altro prova il locale accanto. Una chiamata persa non fa rumore. Un tavolo vuoto sì.

Cosa chiedere a chi chiama

Che risponda una persona o un’assistente, le informazioni da prendere sono sempre le stesse:

1. 1.Giorno e ora.
2. 2.Quante persone.
3. 3.Un nome.
4. 4.Un numero di telefono, ripetuto cifra per cifra.
5. 5.Allergie o richieste particolari: un seggiolone, un compleanno, un tavolo all’aperto.

Prima di salutare, si rilegge tutto. È il modo più semplice per non ritrovarsi con un tavolo per quattro che era per sei.

Tre modi di coprire il telefono

• —Una persona dedicata nelle ore di punta. Funziona, se in quel momento è davvero libera.
• —La segreteria telefonica. Registra un messaggio, ma poi bisogna richiamare. E non tutti lo lasciano.
• —Un’assistente virtuale che risponde al posto tuo, fa le domande della lista e ti passa la richiesta. È quello che fa VoceFacile.

Come funziona con VoceFacile

• —Il numero resta il tuo. Dal cellulare, la deviazione passa all’assistente solo le chiamate a cui non rispondi. Dal fisso le passa tutte: la attivi quando inizia il servizio e la togli quando finisce. Oppure ti diamo un numero nuovo, dedicato.
• —Dice subito chi è. Si presenta come assistente virtuale e avvisa che la chiamata viene trascritta.
• —Fa le domande della lista e rilegge tutto prima di salutare.
• —Ti avvisa appena la chiamata finisce, per email o su Telegram, con il numero di chi ha chiamato e la sua richiesta. Nel pannello ritrovi ogni chiamata, riassunta.
• —Quando serve, passa la palla a te. Per un gruppo molto numeroso fa richiamare il ristorante. E sugli allergeni non improvvisa: se il menu che le hai dato non li indica, la conferma la lascia a te.

Cosa non fa

Non sostituisce il gestionale di sala né il sistema di prenotazione online: si occupa del telefono. Non inventa piatti né prezzi che non sono nel menu che le hai dato.